Для того чтобы успешно справляться с задачами управления, организатору производства нужны обширные знания и умение мыслить.

Современная точка зрения заключается в том, что даже в организациях с эффективным управлением некоторые конфликты не только возможны, но даже могут быть и желательн.

В настоящее время организационному развитию уделяется большое внимание. Как правило, под ним понимаются некоторые целенаправленные изменения.

Записи по качеству

документация менеджмент качество управление

7.1. Смысл применения записей по качеству состоит в приведении к единому стандарту зарегистрированных данных. Они, по существу, являются стандартной формой для различных зарегистрированных данных; содержат руководящие указания для пользователей по подготовке данных и инструкции о том, какая информация/данные подлежат регистрации.

Записи имеют свой жизненный цикл. В момент создания им присваивается идентификационный номер, после чего они хранятся в течение установленного периода. В ходе использования и хранения они должны быть защищены от преднамеренной или случайной порчи. Должна быть возможность быстрого доступа к месту их хранения для целей текущей деятельности или исследования. При наступлении момента, когда они не могут быть более полезны, принимается решение об их дальнейшем хранении или уничтожении.

При работе с записями необходимо осуществлять следующие действия:

· Использовать записи, содержащие достигнутые результаты или свидетельства осуществлённой деятельности:

- Когда результаты необходимы для того, чтобы принять решение о пригодности - вы должны знать, чего вы достигли, чтобы принять решение о том, соответствует ли это требованиям

- Когда результаты необходимы для оценки деятельности - вы должны знать, чего вы достигли, чтобы определить, были ли выполнены цели

- Когда знание о действиях необходимо для осуществления последующих действий - вы должны знать, что вы сделали, чтобы определить, что вы ещё должны сделать

- Когда знание о действиях необходимо для обследования деятельности - вы должны знать, что вы сделали, чтобы определить, где произошла ошибка и найти её первопричину

· Определять записи, которые необходимо создавать и поддерживать, в процедурах, описывающих соответствующие виды деятельности

· Поддерживать актуальность записей

· Поддерживать актуальность информации, содержащейся в записях

· Поддерживать записи в хорошем состоянии

· Присваивать каждой записи свой номер и название в месте постоянного хранения записи, достаточные для определения того, что это за документ, какая информация в нём содержится и к чему она относится

· Обеспечивать возможность санкционированного доступа к записям и запретить несанкционированный доступ

· Не хранить записи в личных папках

· Составлять указатель записей, чтобы убедиться, что у вас есть все записи, которые были созданы

· Защищать записи от потери при пожаре, стихийных бедствиях, несанкционированном изъятии, несанкционированном компьютерном доступе, вирусной атаке, от удаления и изменения соответствующими методами

· Не уничтожать записи до окончания их полезного срока жизни. Необходимо учитывать следующие факторы:

- Срок действия контракта

- Срок жизни продукции

- Период между оценками системы менеджмента.

7.2. Записи могут представлять из себя своего рода рабочими инструкциями, протоколами, журналами, актами и т.д. Поэтому они являются частью документации системы качества, а, следовательно, управление ими производится в соответствии с теми же требованиями, которые распространяются на другие документы системы качества. Однако их функция отличается от функции руководств, процедур или иных инструкций. Пока форма записи остается незаполненной, она является документом системы качества инструктивного характера. После внесения информации и данных в форму она переходит в категорию зарегистрированных данных.

7.3. Характер форм записей по качеству требует их издания в больших количествах. Цель любого редактирования форм - улучшить их содержание, упростить пользование ими или внести дополнительную информацию или данные. В случае внесения таких изменений, необходимо изъять все существующие формы записей из мест, где они используются и выдаются, и заменить их действующей редакцией.

.4. Записи по качеству могут быть в виде:

- листов согласования;

- протоколов;

- отчётов;

- решений;

- в любом другом виде.

7.5. Для оказания помощи сертифицируемым организациям при определении формы обязательной записи согласно требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008, разработана Методика по проверке выполнения требований этого стандарта (Приложение).

Выводы и предложения

Всеми видами документов и записей надо управлять. Управление документами и записями - это процессы, которые пронизывают всю деятельность организации и делают ее прозрачной как для руководителей и сотрудников, так и для всех ее заинтересованных сторон.

Руководству и сотрудникам организации необходимо понять, что документы - их помощники, и они сами определяют необходимость в разработке того или иного документа, когда осуществляют свои процессы. При этом надо помнить, что создание любого документа стоит денег. Поэтому не надо стремиться разрабатывать как можно больше документов, ибо не от их количества зависит эффективность деятельности организации, а от их качества (простоты, краткости, логики построения и дружелюбия пользователя). Всем, кто разрабатывает документы, необходимо учить пользователей с ними работать.

Перейти на страницу:
1 2 3 4 5 6

Стратегический менеджмент  - Все права защищены - www.managementkind.ru